Wirtualna sekretarka to prawdziwy strzał w dziesiątkę dla firm, które pragną zredukować koszty działalności. Należy mieć świadomość, że stacjonarny numer podnosi wiarygodność przedsiębiorstwa. To skuteczny sposób na to, aby zdobyć zaufanie klientów i kontrahentów. Jest to szczególnie ważne dla marek, które funkcjonują na rynku od niedawna. Zawód zdalnej sekretarki cieszy się rosnącym zainteresowaniem. Poniżej zamieszczono zbiór najważniejszych informacji na ten temat.
Jak działa wirtualna sekretarka?
Oczywistym jest, że nie każda firma może pozwolić sobie na własne biuro oraz wykwalifikowaną obsługę. Nic dziwnego, że wielu przedsiębiorców poszukuje tańszych rozwiązań, które będą adekwatne do posiadanego budżetu. Dedykowana linia telefoniczna pozwala odbierać wszelkie połączenia głosowe. Istnieje możliwość stworzenia indywidualnego powitania. Zadaniem wirtualnej sekretarki jest prowadzenie rozmów, notowanie istotnych wiadomości, przekierowywanie połączeń na wskazane numery. Obsługa zdalna przebiega podobnie, jak usługi świadczone stacjonarnie. Przedsiębiorstwo nie musi jednak posiadać siedziby. Można także uniknąć konieczności utworzenia nowego stanowiska pracy. Wszystko to przekłada się na znaczącą oszczędność pieniędzy.
Wirtualna sekretarka pracuje we własnym domu. Jest to opcja korzystna zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Oczywiście zakres obowiązków jest zwykle nieco mniejszy, niż w przypadku obsługi stacjonarnej. Zdalna sekretarka nie ma możliwości przyjmowania kontrahentów lub parzenia kawy, jednak może prowadzić rozmowy telefoniczne, wysyła wiadomości, porządkować skrzynkę mailową, a także wiele więcej.
Gdzie pracuje wirtualna sekretarka?
Wirtualna sekretarka pracuje zdalnie, więc lokalizacja nie ma żadnego znaczenia. Obowiązki mogą być realizowane w dowolnie wybranym miejscu – domu, kawiarni, parku. Wszystko zależy od indywidualnych preferencji. Podstawą jest to, aby rzetelnie i uczciwie wykonywać swoją pracę. Jest to sporym udogodnieniem dla pracownika, który nie musi martwić się dojazdami, a nawet kompletowaniem odpowiedniej garderoby. Nie od dziś wiadomo, że sekretarki muszą przestrzegać dress codu. W przypadku pracy stacjonarnej stanowią one wizytówkę marki. Zakup eleganckich ubrań wiąże się z nadprogramowymi kosztami. Nie można również nie wspomnieć o czasie, który jest niezbędny do tego, aby przygotować się do pracy biurowej.
Zdalna sekretarka może liczyć na maksymalną swobodę. Liczy się wyłącznie to, aby realizowała przekazane obowiązki w ustalonym terminie. Nie ma znaczenia, jakie czynności wykonuje pomiędzy kolejnymi rozmowami z klientami, czy redagowaniem oficjalnych maili. Jest to rozwiązanie, które zadowoli obie strony. Firma nie musi posiadać siedziby, ani wydzielonego pomieszczenia dla kolejnego pracownika.
Dla kogo praca wirtualnej sekretarki?
Praca wirtualnej sekretarki jest idealna dla tych, którzy chcą realizować obowiązki zawodowe zdalnie. Podstawową zaletą jest brak konieczności codziennych dojazdów do pracy. Nie trzeba myśleć o odpowiednim stroju, fryzurze czy też makijażu. Dla niektórych osób atutem może okazać się również brak bezpośredniego kontaktu z ludźmi. Zmniejsza to ryzyko np. przymusowej kwarantanny po kontakcie z chorą osobą. Praca wirtualnej sekretarki to również wyjątkowy komfort. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby pomiędzy obowiązkami zaparzyć sobie ulubioną kawę lub zjeść słodką przekąskę.
Zawód zdalnej sekretarki do świetna propozycja dla mam, które nie chcą oddawać swoich dzieci pod opiekę obcej osoby. W dzisiejszych czasach ciężko jest o bezpłatne miejsce w żłobku lub przedszkolu. Jest to również świetna praca dla tych, którzy chcą jedynie dorobić do domowego budżetu. Sprawdzi się w przypadku studentów z napiętym grafikiem. Zawód wirtualnej sekretarki jest odpowiedni niemal dla każdego, kto wyróżnia się rzetelnością, odpowiedzialnością oraz uczciwością. Wykonywanie obowiązków na odległość nie oznacza bylejakości, ponieważ efekty pracy są kontrolowane.
Obowiązki zdalnej sekretarki
Zakres obowiązków wirtualnej sekretarki może się różnić, gdyż wszystko zależy od specyfiki przedsiębiorstwa. Oczywistym jest, że zupełnie inaczej wygląda praca w firmie budowlanej i agencji marketingowej. Do przykładowych zadań można zaliczyć m.in.:
- odbieranie i wykonywanie połączeń,
- wysyłanie wiadomości,
- obsługa skrzynki mailowej,
- umawianie spotkań biznesowych,
- kontakt z podwykonawcami, kontrahentami, klientami,
- sporządzenie raportów,
- obsługa firmowych mediów społecznościowych,
- prace administracyjne,
- organizacja noclegów, cateringu, transportu, podróży itd.,
- prace edytorskie i redakcyjne.