Wybór szkolenia często zaczyna się od tematu: sprzedaż, zarządzanie, księgowość, HR, negocjacje, marketing czy kompetencje cyfrowe. Dopiero później pojawia się pytanie o formę. Tymczasem decyzja, czy wybrać szkolenie otwarte, czy zamknięte, może mieć duży wpływ na to, ile uczestnicy rzeczywiście wyniosą z zajęć i czy zdobyta wiedza przełoży się później na codzienną pracę. Obie formy mogą być wartościowe, ale odpowiadają na nieco inne potrzeby. Szkolenie otwarte najczęściej sprawdza się wtedy, gdy rozwijamy pojedyncze osoby lub uniwersalne kompetencje. Szkolenie zamknięte daje natomiast znacznie większe możliwości dopasowania programu do konkretnego zespołu, procesów i problemów organizacji.
Różnica między tymi formami nie sprowadza się więc tylko do liczby uczestników. Znaczenie mają także sposób budowania programu, poziom personalizacji, poufność, możliwość pracy na rzeczywistych przypadkach, koszt oraz to, czy celem jest rozwój jednej osoby, czy zmiana sposobu działania całego zespołu.
Czym jest szkolenie otwarte?
Szkolenie otwarte jest dostępne dla uczestników pochodzących z różnych firm, instytucji i organizacji. Organizator przygotowuje temat, program, termin oraz warunki uczestnictwa, a następnie prowadzi nabór. W jednej grupie mogą więc znaleźć się pracownicy sprzedaży z różnych branż, kierownicy kilku przedsiębiorstw, specjaliści HR, księgowi czy osoby rozwijające kompetencje z własnej inicjatywy.
Taka formuła szczególnie dobrze sprawdza się w przypadku tematów, które mają stosunkowo uniwersalny charakter. Przykładem mogą być szkolenia z Excela, negocjacji, wystąpień publicznych, prawa podatkowego, kadr i płac, komunikacji, zarządzania projektami czy podstaw zarządzania zespołem. Program może oczywiście obejmować ćwiczenia, analizę przypadków i pytania uczestników, ale musi pozostać na tyle szeroki, żeby odpowiadał osobom pracującym w różnych środowiskach.
Dla firmy oznacza to dużą wygodę. Jeżeli określonej kompetencji potrzebuje jedna lub dwie osoby, nie trzeba organizować osobnego projektu szkoleniowego. Można porównać dostępne szkolenia i kursy, sprawdzić programy, terminy oraz formę zajęć i skierować pracownika na szkolenie odpowiadające jego potrzebom.
Kiedy szkolenie otwarte jest dobrym wyborem?
Najbardziej oczywistą sytuacją jest potrzeba rozwoju pojedynczego pracownika albo niewielkiej grupy. Jeżeli specjalista HR potrzebuje uzupełnić wiedzę z konkretnego obszaru prawa pracy albo handlowiec chce rozwinąć umiejętności negocjacyjne, organizowanie dedykowanego szkolenia dla całej firmy może być niepotrzebne. Szkolenie otwarte pozwala skorzystać z gotowego programu i wiedzy trenera bez ponoszenia kosztów przygotowania oddzielnego projektu.
Ta forma jest również dobrym rozwiązaniem wtedy, gdy uczestnik potrzebuje spojrzenia z zewnątrz. Praca wyłącznie w jednym środowisku organizacyjnym sprawia, że łatwo przyzwyczaić się do określonych metod i założyć, że są one jedynym możliwym sposobem działania. Spotkanie osób z różnych przedsiębiorstw pozwala porównać doświadczenia, zobaczyć inne praktyki i dowiedzieć się, jak podobne problemy są rozwiązywane poza własną organizacją.
Właśnie dlatego szkolenia otwarte mają dodatkową wartość w obszarach takich jak sprzedaż, HR, zarządzanie, marketing czy obsługa klienta. Uczestnik może nie tylko poznać narzędzia przedstawione przez trenera, ale także skonfrontować własne doświadczenia z praktyką innych osób. Czasami jedno pytanie zadane przez uczestnika z innej firmy prowadzi do dyskusji, która okazuje się równie wartościowa jak zaplanowana część programu.
Networking może być realną korzyścią szkolenia otwartego
Uczestnictwo w szkoleniu otwartym może pełnić również funkcję networkingową. Nie oznacza to oczywiście, że każde szkolenie automatycznie prowadzi do nawiązania wartościowych relacji biznesowych, ale możliwość rozmowy z osobami wykonującymi podobną pracę w innych organizacjach może być istotnym dodatkiem.
Dla menedżera może to oznaczać porównanie sposobów zarządzania zespołami, dla pracownika działu HR wymianę doświadczeń związanych z rekrutacją lub rozwojem pracowników, a dla osoby zajmującej się sprzedażą możliwość poznania sposobów radzenia sobie z podobnymi problemami w innych branżach. Takiej różnorodności doświadczeń trudno oczekiwać podczas szkolenia przeznaczonego wyłącznie dla jednej organizacji.
Jednocześnie właśnie obecność osób spoza firmy nakłada pewne ograniczenia. Uczestnicy nie zawsze mogą swobodnie omawiać rzeczywiste problemy przedsiębiorstwa, dane klientów, wyniki sprzedażowe, konflikty czy procedury wewnętrzne. W takich przypadkach znacznie lepszym rozwiązaniem może być szkolenie zamknięte.
Czym jest szkolenie zamknięte?
Szkolenie zamknięte jest przygotowywane dla określonej grupy uczestników, najczęściej pracowników jednej organizacji. Firma nie kupuje wówczas pojedynczych miejsc na wcześniej zaplanowanym wydarzeniu, ale zamawia realizację programu dla własnego zespołu. Dzięki temu znacznie łatwiej ustalić cele szkolenia, zmodyfikować jego zakres i dopasować ćwiczenia do rzeczywistych sytuacji występujących w przedsiębiorstwie.
To właśnie personalizacja jest największą przewagą tej formy. Szkolenie z negocjacji dla działu zakupów może wykorzystywać sytuacje podobne do tych, z którymi pracownicy rzeczywiście spotykają się w rozmowach z dostawcami. Warsztaty dla menedżerów mogą skupiać się na problemach pojawiających się w konkretnych zespołach, a szkolenie sprzedażowe może uwzględniać specyfikę klientów, proces sprzedaży, ofertę i sposób komunikacji stosowany przez daną firmę.
Dobrze przygotowane szkolenie zamknięte nie powinno więc polegać na wzięciu standardowej prezentacji i zastąpieniu na pierwszym slajdzie nazwy klienta. Jego wartość rośnie wtedy, gdy program powstaje po wcześniejszym rozpoznaniu potrzeb organizacji.
Dlaczego przed szkoleniem zamkniętym warto przeprowadzić diagnozę potrzeb?
To jeden z najważniejszych elementów całego procesu. Zanim firma zamówi szkolenie, powinna odpowiedzieć na pytanie, jaki problem chce rozwiązać. Samo stwierdzenie, że pracownicy „potrzebują szkolenia z komunikacji” albo „powinni lepiej sprzedawać”, jest zwykle zbyt ogólne.
Trzeba ustalić, jakie zachowania powinny się zmienić, z czym pracownicy mają trudność, jak wygląda obecny poziom kompetencji i jaki efekt przedsiębiorstwo chce osiągnąć. Dopiero wtedy można zaprojektować program odpowiadający realnej luce kompetencyjnej. Czasami okazuje się również, że przyczyna problemu nie leży w braku wiedzy. Jeżeli pracownicy nie realizują określonego procesu, ponieważ jest zbyt skomplikowany, nie mają dostępu do potrzebnych narzędzi albo otrzymują sprzeczne polecenia, kolejne szkolenie może nie przynieść oczekiwanych rezultatów.
To ważne rozróżnienie. Szkolenie może rozwijać wiedzę i umiejętności, ale nie powinno być traktowane jako uniwersalne lekarstwo na wszystkie problemy organizacyjne.
Szkolenie zamknięte pozwala pracować na prawdziwych sytuacjach
Jedną z największych zalet szkolenia zamkniętego jest możliwość odejścia od abstrakcyjnych przykładów. Jeśli uczestnicy należą do tej samej organizacji, trener może pracować na przypadkach znanych całej grupie. Dzięki temu ćwiczenia są bliższe realnym zadaniom wykonywanym po powrocie do pracy.
W przypadku zespołu sprzedażowego można przeanalizować konkretne etapy rozmowy z klientem, typowe obiekcje czy sposób prezentowania oferty. W szkoleniu menedżerskim można wykorzystać sytuacje dotyczące delegowania zadań, informacji zwrotnej czy konfliktów między pracownikami. Podczas warsztatów z obsługi klienta można natomiast przećwiczyć rzeczywiste scenariusze rozmów charakterystyczne dla danej firmy.
Taki sposób pracy zwiększa szansę, że uczestnicy nie skończą szkolenia jedynie z zestawem ciekawych teorii, ale będą wiedzieli, jak zastosować poznane narzędzia następnego dnia.
Poufność jest ważnym argumentem za szkoleniem zamkniętym
Nie każdy problem można swobodnie omawiać w obecności osób z innych przedsiębiorstw. Dotyczy to zwłaszcza informacji o klientach, strategii sprzedaży, konfliktach, błędach organizacyjnych, wynikach, procesach wewnętrznych czy zmianach planowanych przez firmę.
W zamkniętej grupie znacznie łatwiej prowadzić rozmowy o takich sytuacjach, choć oczywiście zasady poufności nadal powinny zostać jasno określone. Dla uczestników może to mieć również znaczenie psychologiczne. Łatwiej mówić o rzeczywistych trudnościach, gdy nie trzeba zastanawiać się, czy informacje dotyczące organizacji trafią do przedstawiciela konkurencji albo osoby z tej samej branży.
Kiedy szkolenie zamknięte sprawdza się najlepiej?
Ta forma jest szczególnie uzasadniona wtedy, gdy firma chce przeszkolić większą grupę pracowników w tym samym obszarze. Przykładowo organizacja może chcieć ujednolicić standard obsługi klienta, sposób prowadzenia rozmów sprzedażowych, metody zarządzania projektami lub zasady pracy menedżerów.
W takim przypadku celem nie jest już wyłącznie rozwój kilku indywidualnych osób. Szkolenie staje się elementem zmiany sposobu działania całego zespołu. Uczestnicy poznają te same narzędzia, używają wspólnego języka i mogą później odnosić się do tych samych zasad w codziennej pracy.
Szkolenie zamknięte warto rozważyć również przy wdrażaniu nowych procedur, zmianach organizacyjnych albo wtedy, gdy firma chce przygotować pracowników do określonego projektu. Im silniej temat jest związany ze specyfiką przedsiębiorstwa, tym większą wartość może mieć program przygotowany specjalnie dla tej organizacji.
A co z kosztami?
Na pierwszy rzut oka szkolenie otwarte może wydawać się tańsze, ponieważ firma płaci tylko za miejsce konkretnego pracownika. Przy jednej lub dwóch osobach zwykle rzeczywiście jest to rozwiązanie prostsze ekonomicznie.
Sytuacja zmienia się jednak wraz ze wzrostem liczby uczestników. Jeśli na to samo szkolenie trzeba wysłać kilkanaście osób, koszt zakupu pojedynczych miejsc może zacząć zbliżać się do ceny realizacji szkolenia zamkniętego. Wtedy warto porównywać nie tylko cenę, ale również wartość programu, możliwość personalizacji, koszty dojazdu i czasu pracy oraz to, czy firma chce osiągnąć wspólny efekt na poziomie całego zespołu.
Nie istnieje jednak uniwersalna zasada, że od określonej liczby osób szkolenie zamknięte zawsze staje się bardziej opłacalne. Wszystko zależy od tematu, trenera, czasu trwania, miejsca realizacji i zakresu przygotowania programu.
Szkolenie otwarte nie jest gorszą wersją szkolenia zamkniętego
To częsty błąd w myśleniu o szkoleniach. Program otwarty nie musi być mniej wartościowy tylko dlatego, że uczestniczą w nim osoby z różnych firm. Może być bardzo specjalistyczny, intensywny i prowadzony przez eksperta mającego wieloletnie doświadczenie. Często właśnie takie szkolenia są najlepszym sposobem na szybkie zdobycie konkretnej wiedzy.
Podobnie szkolenie zamknięte nie jest automatycznie lepsze tylko dlatego, że zostało przygotowane dla jednej organizacji. Jeśli nie poprzedza go diagnoza potrzeb, a program praktycznie nie różni się od oferty otwartej, firma może nie wykorzystać przewagi tej formy.
Dlatego podstawowym kryterium wyboru nie powinna być sama nazwa rodzaju szkolenia, lecz dopasowanie do celu.
Najpierw cel, później forma szkolenia
Najrozsądniej zacząć od kilku prostych pytań. Ilu pracowników potrzebuje rozwoju? Czy problem dotyczy uniwersalnej kompetencji, czy sposobu działania konkretnej firmy? Czy uczestnicy powinni pracować na przypadkach z własnej organizacji? Czy podczas zajęć będą omawiane informacje poufne? Czy ważna jest wymiana doświadczeń z osobami spoza przedsiębiorstwa?
Jeżeli wiedzy potrzebuje jedna osoba, temat jest uniwersalny, a kontakt z przedstawicielami innych firm może przynieść dodatkową wartość, szkolenie otwarte będzie bardzo naturalnym wyborem. Gdy natomiast rozwój dotyczy całego zespołu, firma chce ujednolicić standardy lub pracować nad własnymi problemami organizacyjnymi, znacznie więcej argumentów przemawia za szkoleniem zamkniętym.
Po szkoleniu najważniejsze jest to, co wydarzy się w pracy
Nawet bardzo dobre szkolenie nie przyniesie trwałych efektów, jeśli nowa wiedza pozostanie wyłącznie w notatniku uczestnika. Dlatego wybierając formę szkolenia, warto już wcześniej zastanowić się, w jaki sposób pracownik wykorzysta zdobyte umiejętności po powrocie do pracy.
W przypadku szkolenia otwartego może to oznaczać rozmowę z przełożonym, przedstawienie najważniejszych wniosków zespołowi albo zaplanowanie konkretnego zadania, w którym nowa metoda zostanie przetestowana. Po szkoleniu zamkniętym firma może natomiast łatwiej ustalić wspólne standardy i sprawdzić ich wdrożenie na poziomie całego zespołu.
Ostatecznie to właśnie transfer wiedzy do codziennej pracy powinien być najważniejszym kryterium oceny szkolenia. Certyfikat potwierdza udział, ale prawdziwa wartość pojawia się dopiero wtedy, gdy uczestnik zaczyna działać inaczej, szybciej rozwiązuje problemy, podejmuje lepsze decyzje albo skuteczniej realizuje swoje zadania.
Szkolenie otwarte czy zamknięte – co wybrać?
Nie ma jednej formy lepszej dla wszystkich. Szkolenia otwarte są bardzo dobrym rozwiązaniem dla pojedynczych pracowników, osób poszukujących specjalistycznej wiedzy oraz tych, którzy chcą poznać doświadczenia uczestników z innych organizacji. Szkolenia zamknięte sprawdzają się natomiast wtedy, gdy rozwój obejmuje większy zespół, program powinien zostać dopasowany do specyfiki przedsiębiorstwa albo celem jest wspólna zmiana sposobu działania.
Najważniejsze jest więc nie pytanie „które szkolenie jest lepsze?”, ale „które szkolenie lepiej odpowiada problemowi, który chcemy rozwiązać?”. Dopiero gdy odpowiedź na to pytanie jest jasna, można rozsądnie porównywać programy, trenerów, terminy i koszty.